甘红亮：高效会议管理

【课程背景】

会议作为企业管理的重要形式被企业广泛运用，但是会议缺乏管理，遭到与会人员厌烦，很难起到会议应有的作用，会议管理是所有开会人员必须掌握的方法与技巧。

【课程收益】

² 了解会议的种类及开会的意义和目的，提高对会议重要性认识；

² 掌握会议管理的技巧和方法，提升会议效率和质量水平。

【课程时长】

1天（6小时/天）

【课程对象】

企业管理者及全体员工

【课程方式】

讲师讲授+案例分析+集中研讨+行动学习

【课程大纲】

第一讲 会议的认知

 

一、会议的涵义与起源

 

二、会议的种类

 

1、按时间分：晨会、夕会;周会、月度会、季度会、年度会

2、按参会人分：外部会、内部会、全员会、部门(小组)会

3、按形式分：例行会、办公会、临时会;

4、按内容分：布置会、动员会、汇报会、协调会、总结会、研讨会、培训会

 

三、开会的意义与作用

 

1、重要的管理手段

2、组织(部门)存在的标志

3、必要的沟通形式

 

第二讲 会议状况与感受

 

一、会议常见的问题

 

1、会的目的不明确

2、会议准备不足

3、重要的人未有参会

4、主持方法欠缺

 

二、会议成本与成效

 

1、直接成本与成效 

2、间接成本与成效

3、会议的感受与影响

第三讲 会议中的沟通与反馈技巧

一、沟通的三大纪律

1、沟通的双向性

2、沟通的双语性

3、沟通的问听说。

二、沟通的八项注意

1、发出信息要反复确认

2、少说多听,少说多问

3、多书面，少口头

4、只解决，不争论

5、多赞美，少批评

6、只对事，不对人

7、态度比技巧更重要

8、沟通白金法则

三、关键的沟通技巧——积极聆听

1、准确理解对方全部的信息

2、适应讲话者的风格

3、眼耳并用

4、先寻求理解他人，在被他人理解

5、鼓励对方表达自己

四、关键的沟通技巧——积极探询

1、问对问题

2、问好问题

3、旁敲侧击+刨根问底

五、有效反馈技巧

1、指出对错不是反馈

2、对于他人的言行的解释，也不是反馈

3、对于将来的希望和建议，也不是反馈

4、反馈是你给对方目前行为的鼓励和建议，为了使他做得更好。

四、高效会议管理

 

一、会议的基本要求

 

1、凡是会议，必有准备 

2、凡是会议，必有主题。

3、凡是会议，必有议程

4、凡是会议，必有纪律

5、凡是会议，必有记录

6、凡是会议，必有决议

7、凡是会议，必有追踪。

 

①开会+不落实=零 

②布置工作+不检查=零

 

二、开会的必要条件

 

1、其他形式可替代 

2、无需开会的理由

3、会议成本过高

 

三、会前准备

 

1、会议主题及流程 

2、会议地点、时间选择

3、会议文件准备

4、会议物质准备

5、会议通知

 

四、会中控制

 

1、主持人的作用

 

(1)合理分配发言时间 

(2)掌控议事进度

(3)规避意外情况

 

2、会议记录的特点

 

(1)会议记录格式与方法

(2)快速记录技巧

(3)会议记录胜任者

 

3、会议进程把控策略及突发情况处置

 

五、会后落实

 

1、会议结果明确 

2、追踪计划清晰

3、执行落实奖惩

 

六、部分会议规范

 

汇报工作说结果 请示工作说方案 总结工作说流程 布置工作说标准

 

1、布置会

2、动员会

3、汇报会

4、协调会

5、总结会

6、研讨会

7、培训会