谢瑞宝：如何实施高成效的任务管理

课程背景：

工作任务的推动，必须按照切实有效的方法。在现实中，很多企业都会制定一些目标与计划，可为什么到了最后，目标任务总是完成得不太理想呢？为什么年初很多雄心勃勃的计划最后只能惨淡收场呢？究其原因还是没有真正掌握任务管理的核心关键。任务管理是一个完整的系统，包含一系列工具、流程与方法，要将工作项目进行有效的任务分解，要将所有的工作排定优先顺序，进行高效地管理，要将琐碎及日常的事务进行有效的授权，要在工作任务执行中进行密切跟踪、辅导、激励与反馈，才能保证各项工作任务的高效完成。

课程收益： 

运用各类工具将目标、任务转变为详细的行动计划，从而保证任务能够有效实施。

基于时间维度将各项工作任务进行统筹安排，排定优先顺序，将精力专注在最有价值的工作任务上面。

掌握高效授权的技巧与方法，通过高效的授权进行任务的合理安排，同时确保个人精力放在最重要的任务事项上面

任务执行过程中指令下达、跟踪辅导、激励反馈手段，确保任务高效执行，达成目标。

课程时间：2天，6小时/天

授课对象：各阶层管理者

授课方式：讲解30%+互动20%+案例10%+活动10%+练习20%+工具10%

课程大纲

导入：任务管理常见的误区

第一讲：工作计划与任务的展开

互动：何谓任务

一、工作任务的主要来源

1．组织目标的层层分解

2．支持目标的重要计划

3．关键性岗位职责

4．内外部客户的需求

5．需改进的薄弱环节

6．上级直接下达的任务

二、计划7要素：合理性自问

三、计划制定与任务统筹管理

1．明确目标

工具：SMART原则

2．掌握事实

工具：现状分析问题清单

3．根据事实思考

思考：如何把蛋糕平均分给四个人

工具：WBS工作分解结构

解析：任务分解的MECE原则

解析：任务分解的三种思路

【思路1】：任务分解按公式展开

【思路2】：任务分解按流程展开

【思路3】：任务分解按内容展开

案例解析：WBS分解与任务清单

工具：工作任务清单

课堂演练：WBS工作分解与工作任务清单

4．拟定计划方案

解析：任务管理三要素-时间+成本+绩效

1）工作规划四步骤

【步骤1】：工作分解形成任务清单

【步骤2】：估算各项任务所需时间

【步骤3】：对各项任务进行规划统筹

【步骤4】：形成工作计划计划表

工具：网络图（单代号与双代号）

工具：时差规划

工具：甘特图

案例解析：任务规划四步骤

课堂演练：如何进行统筹规划

2）如何拟定计划方案

工具表单：《OGSM-T目标计划表（模板）》

案例解析：如何制定OGSM-T计划

3）激发创意寻找思路与方法

流程解析：团队共创的运作流程

案例解析：某公司团队共创成果展示

课堂演练：团队共创行动计划方案

4）如何应对计划的变化

案例解析：如何拟定应变计划

5）任务管理的反思

【反思1】：简单的事情精细化

【反思2】：复杂的事情分解化

【反思3】：突发的事情预案化

四、计划制定的两大维度

1．项目维度-项目计划表

2．时间维度-时间计划表

第二讲：要事优先的日常工作安排

一、工作管理矩阵与解析

解析：时间矩阵四个象限的说明

互动：各象限基本问题的思考

示例：高效能人士的时间管理安排

互动：四象限管理策略：4D法则

互动：两大评判标准-如何确定重要性？如何确定紧急性？

二、如何进行要事第一的工作管理

解析：落地要事第一的两大步骤

解析：如何运用周计划解决“大石块”

互动：如何高效安排每日工作？

解析：每日工作安排-艾维李时间效率法

案例解析：工作分解-第二象限清单的处理

课堂演练：如何制定周计划与日清单

第三讲：有效授权的步骤与技巧

一、授权的涵义

1．两种情况的授权

2．有效授权的六大原则

二、有效授权五步骤

1．确定授权项目

研讨：任务授权考虑的两个维度

维度1：任务风险状况

维度2：任务性质情况

解析：工作分类及授权策略分析

课堂研讨：哪些任务可以授权，哪些任务不能授权？

2．选定被授权者

解析：对被授权对象选择四步骤

参考工具：《授权对象分析表》

案例研讨：应该授权给谁

3．任务分派与授权沟通

互动：授权沟通的两大要求

解析：授权沟通的五大要点

解析：授权任务传达与沟通六要素

4．如何跟踪授权过程

解析：授权跟踪的原则

互动：跟踪反馈的目的

参考工具：《阶段性目标与结果跟踪表》

示例解析：跟踪方式与频率

案例分享：授权跟踪检查计划

参考工具：过程跟踪自检问题清单

5．复盘总结与论功行赏

解析：高效复盘四步骤

参考工具：复盘画布

三、授权的实战技巧

1．因人而异弹性授权

2．如何避免越级授权

解析：何为命令系统的统一

案例研讨：陈经理的授权有何问题

3．如何避免反向授权

4．有效授权十项要诀

第四讲：任务的跟踪与落地执行

活动与研讨：工作执行中常见的问题及对策

一、如何高效下达任务指令

1．指令下达的两大核心要素

互动：如何避免下达指令时的误解？

互动：下达指令如何激发部属意愿？

2．指令弹性-因人而异的指令下达技巧

3．指令下达中的责任稀释现象

解析：责任锁定三步曲

解析：任务思维与结果思维

解析：做结果的三个步骤

解析：两种责任意识与态度

互动研讨：指令不清，谁的责任？

解析：如何解决责任跳动问题

二、任务的跟踪与辅导

1．计划的检查与追踪

解析：计划检查的五大内容

解析：系统的跟踪检查体系

互动：跟踪检查的方法

解析：以规律问责为核心的周质询会议

2．计划实施中的工作辅导

解析：工作辅导的方法与步骤

解析：启发式工作辅导的方法

模拟演示：辅导中的猴子管理原则

三、任务执行中的激励与反馈

1．任务执行中的即时激励与反馈

工具表单：《表扬反馈-BIA实践表》

工具表单：《修正反馈-BID实践表》

2．任务管理PDCA循环

课程总结与答疑解惑